Költségelszámolások tárolása
Kérdés
Történhet elektronikus formában a dolgozói költségelszámolások tárolása, vagy más munkajogi iratokhoz hasonlóan kötelező a papíralapú tárolás? Az 1/2018. ITM rendelet szabályozza, hogy a megőrzési kötelezettséggel járó iratokat miként lehet digitális formában őrizni, és ezzel összhangban az Art. is tartalmaz rendelkezéseket. A Tny-tv. viszont magának az okiratnak az őrzését írja elő, amiből esetlegesen arra lehet következtetni, hogy az eredeti – papíralapú – okiratot kell megőrizni. A 451/2016. Korm. rendelet rendelkezése szerint hiteles elektronikus másolat: valamely nem elektronikus dokumentumról e rendelet szabályai szerint készült, azzal képileg vagy tartalmilag egyező, joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes. Melyik szabályt kell alkalmazni a költségelszámolások esetében?
Részlet a válaszból
Megjelent a Társadalombiztosítási Levelekben 2024. június 4-én (459. lapszám), a kérdés sorszáma ott: 7919
[…] szolgálati ideje fennállt, így ez a rendelkezés nem tartalmaz kötelezettséget a munkáltatóra nézve.Az Mt. nem tartalmaz rendelkezést arra vonatkozóan, hogy a munkaügyi iratokat elektronikusan vagy papíralapon kell tárolni, hanem azt mondja ki az Mt. 10. §-ának (3) bekezdése, hogy ha a munkáltató a munkavállalótól olyan nyilatkozat megtételét vagy személyes adat közlését követeli, amely a munkaviszony létesítése, teljesítése, megszűnése (megszüntetése) vagy munkajogi igény érvényesítése szempontjából lényeges, akkor az ilyen okirat bemutatása követelhető a munkáltatótól. Tehát ebben az esetben nem a megőrzés módjára van kötelezettség, hanem arra, hogy be kell tudni mutatni kérés esetén.Az Áfa-tv. iratmegőrzési kötelezettsége olyan iratokra vonatkozik, amik az adómegállapítás hiánytalan és helyes volta ellenőrizhetőségének érdekében szükségesek. Az Áfa-tv. 179. §-ának (2) bekezdése alapján papíralapú okirat esetében elektronikus formában is történhet az irat megőrzése. Továbbá elektronikus okirat esetében kizárólag elektronikus formában lehet az iratmegőrzési kötelezettségnek eleget tenni.Az Art. is tartalmaz rendelkezést iratmegőrzési kötelezettségre vonatkozóan, ami az olyan bizonylatra, könyvre, nyilvántartásra vonatkozik, ami az adó alapjának, az adó összegének, a mentességnek, a kedvezménynek, a költségvetési támogatás alapjának és összegének, továbbá ezek megfizetésének, illetve igénybevételének megállapítására, ellenőrzésére alkalmas. Az Art. 78. §-ának (8) bekezdése alapján a megőrzési kötelezettség az iratok eredeti példányára vonatkozik, illetve eredeti példány hiányában az elektronikus úton előállított hiteles másolatra.A digitális archiválás szabályairól szóló 1/2018. ITM rendelet 1. §-ának (1) bekezdése szerint, ha törvény iratnak vagy okiratnak a megőrzését, illetve eredeti példány megőrzését írja elő, a megőrzési kötelezettséget elektronikus úton a rendelet szerint kell teljesíteni, így a rendeletben foglalt követelmények betartása szükséges. Ilyen követelmény a rendelet 3. §-ának (1) bekezdése alapján, hogy a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan kell biztosítani, hogy az elektronikus dokumentum megőrzése olyan módon történjen, ami védi az elektronikus dokumentumot […]
Megjelent a Társadalombiztosítási Levelekben 2024. június 4-én (459. lapszám), a kérdés sorszáma ott: 7919
[…] szolgálati ideje fennállt, így ez a rendelkezés nem tartalmaz kötelezettséget a munkáltatóra nézve.Az Mt. nem tartalmaz rendelkezést arra vonatkozóan, hogy a munkaügyi iratokat elektronikusan vagy papíralapon kell tárolni, hanem azt mondja ki az Mt. 10. §-ának (3) bekezdése, hogy ha a munkáltató a munkavállalótól olyan nyilatkozat megtételét vagy személyes adat közlését követeli, amely a munkaviszony létesítése, teljesítése, megszűnése (megszüntetése) vagy munkajogi igény érvényesítése szempontjából lényeges, akkor az ilyen okirat bemutatása követelhető a munkáltatótól. Tehát ebben az esetben nem a megőrzés módjára van kötelezettség, hanem arra, hogy be kell tudni mutatni kérés esetén.Az Áfa-tv. iratmegőrzési kötelezettsége olyan iratokra vonatkozik, amik az adómegállapítás hiánytalan és helyes volta ellenőrizhetőségének érdekében szükségesek. Az Áfa-tv. 179. §-ának (2) bekezdése alapján papíralapú okirat esetében elektronikus formában is történhet az irat megőrzése. Továbbá elektronikus okirat esetében kizárólag elektronikus formában lehet az iratmegőrzési kötelezettségnek eleget tenni.Az Art. is tartalmaz rendelkezést iratmegőrzési kötelezettségre vonatkozóan, ami az olyan bizonylatra, könyvre, nyilvántartásra vonatkozik, ami az adó alapjának, az adó összegének, a mentességnek, a kedvezménynek, a költségvetési támogatás alapjának és összegének, továbbá ezek megfizetésének, illetve igénybevételének megállapítására, ellenőrzésére alkalmas. Az Art. 78. §-ának (8) bekezdése alapján a megőrzési kötelezettség az iratok eredeti példányára vonatkozik, illetve eredeti példány hiányában az elektronikus úton előállított hiteles másolatra.A digitális archiválás szabályairól szóló 1/2018. ITM rendelet 1. §-ának (1) bekezdése szerint, ha törvény iratnak vagy okiratnak a megőrzését, illetve eredeti példány megőrzését írja elő, a megőrzési kötelezettséget elektronikus úton a rendelet szerint kell teljesíteni, így a rendeletben foglalt követelmények betartása szükséges. Ilyen követelmény a rendelet 3. §-ának (1) bekezdése alapján, hogy a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan kell biztosítani, hogy az elektronikus dokumentum megőrzése olyan módon történjen, ami védi az elektronikus dokumentumot […]
Így olvasható a teljes válasz
ELŐFIZETŐINKNEK
Jelentkezzen be!
LÁTOGATÓK SZÁMÁRA
Elküldjük a választ e-mailen*
